Rethink Innovation: CRM Migration
Vom starren CRM zur integrierten RevOps-Maschine
Die Herausforderung
Nach einem erfolgreichen Website-Relaunch stand Rethink Innovation vor der nächsten logischen Herausforderung: Was passiert im Backend mit den neu generierten Leads? Das bestehende CRM glich eher einem digitalen Adressbuch. Es war für das Marketing kaum nutzbar, nicht mit der Website verzahnt und bot keine klare Struktur für die Kundenentwicklung. Wir haben das System komplett migriert und eine integrierte RevOps-Struktur aufgebaut, in der Marketing, Vertrieb und Customer Success endlich nahtlos ineinandergreifen.
Silos eingerissen
Eine zentrale Datenwahrheit (Single Source of Truth) für Marketing, Sales und Projektmanagement wurde geschaffen.
Automatisierte Funnels
Implementation eines Lead-Erfassung-Konzepts, inklusive Gated Content bis zum automatisierten Nurturing.
Customer Success
Harte Dashboards und ein „Customer Happiness Score" zur systematischen Upsell-Entwicklung und Nachverfolgung
Das Problem: Die Website liefert Leads, aber das Backend bricht
Eine konvertierende Website ist nutzlos, wenn der Vertrieb die Leads systemseitig nicht agil weiterverarbeiten kann. Genau hier knirschte es bei Rethink Innovation im Maschinenraum.
Das bestehende System – ein starres, historisch gewachsenes Microsoft Dynamics – war schwerfällig und funktionierte als absolutes Datensilo:
Pains:
Die Herausforderung lag also nicht in einem simplen Tool-Wechsel. Es ging um einen strategischen Befreiungsschlag: Der Übergang von einem schwerfälligen Dynamics-Setup hin zu einem innovativen 360° Revenue-System. Alle Abteilungs-Silos mussten eingerissen werden, um den Weg für eine moderne, agile Arbeitsweise freizumachen – und das alles, ohne das aktuelle Tagesgeschäft zu unterbrechen.
Die Umsetzung: Operation am offenen Herzen – strategisch & sicher
Customer Journey Workshop
Das Fundament. Bevor wir das alte Dynamics abstellten, schufen wir Klarheit. Im Workshop definierten wir die gesamte Customer Journey mit glasklaren Prozessschritten — ein allgemeingültiges Verständnis der echten Geschäftsprozesse, über alle Silos hinweg.
Anforderungsaufnahme & C-Level Dashboard
360° Transparenz. Parallel sicherten wir die Anforderungen der Geschäftsführung. Wir konzipierten zentrale Projekt-Dashboards, die dem C-Level jederzeit eine transparente Übersicht über alle laufenden Projekte und den Customer Happiness Score liefern.
Datenbereinigung & verlustfreie Migration
Null Datenverlust. Der Horror jedes Unternehmens: Datenverlust beim Systemwechsel. Wir bereinigten die Bestandsdaten rigoros und überführten sie zu 100 % verlustfrei ins neue System — bei voll laufendem Betrieb, ohne Downtime für das Team.
Pipeline-Bau nach Customer Journey
Realer Vertriebsprozess. Die im Workshop erarbeitete Journey wurde hart im System abgebildet. Wir bauten exakt abgestimmte Pipelines, die den realen Vertriebsprozess widerspiegeln — von der unqualifizierten Anfrage bis zum gewonnenen Deal.
Gated Content & Inbound-Logik
Website als Lead-Maschine. Die Website wurde als aktiver Lead-Lieferant angedockt. Nutzer hinterlassen über strategischen Gated Content ihre Daten und fließen vollautomatisiert in die richtigen CRM-Prozesse ein.
Revenue Operations (RevOps) Struktur
Skalierung by Design. Zur langfristigen Skalierung wurden harte Prozesse für die Bestandskundenpflege geschaffen. Das 360°-System identifiziert proaktiv Upsell-Potenziale und triggert den Vertrieb im exakt richtigen Moment.
Das Ergebnis
Die 360°-Sicht: Agilität statt administrativer Frust
Durch die saubere Migration weg von Dynamics ist ein Setup entstanden, das dem Team endlich echtes agiles Arbeiten ermöglicht.
Silos sind Geschichte
Marketing und Sales greifen auf derselben 360°-Datenbasis — die Grundlage für echte, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist gelegt.
Strukturierte Erfassung
Leads fallen nicht mehr zwischen die Stühle, sondern durchlaufen einen definierten, schnellen Prozess entlang der Customer Journey.
Upsell-Transparenz
Projekte und Kundenentwicklung sind durch die Dashboards glasklar messbar. Verborgene Umsatzpotenziale werden systematisch gehoben.
Sicherheit & Kontinuität
Der komplette Wechsel verlief reibungslos, mit sauberen Daten — ohne eine einzige Unterbrechung des operativen Geschäfts.
Echtes Wachstum braucht Systeme, die mitdenken – nicht blockieren
Diese Case Study bringt meinen Kern-Ansatz auf den Punkt: Wenn das bestehende System zu starr wird, bremst es das gesamte Unternehmen aus. Die Entscheidung, sich von einem schwerfälligen System wie Dynamics zu trennen, erfordert Mut. Doch nur so konnten wir die Prozesse im Workshop glattziehen, die Daten bereinigen und eine innovative 360°-Lösung bauen. Der Wechsel hin zur gelebten RevOps-Struktur war für Rethink Innovation der absolute Schlüssel, um endlich agil auf den Markt reagieren zu können.
Meine Leistungen in dem Projekt
" Dass wir von unserem starren Dynamics wegmussten, war uns intern schon länger klar – wir wussten nur absolut nicht, wie wir diesen riesigen Schritt sicher und ohne Chaos gehen sollten. Philipp hat uns nicht nur den strategischen Fahrplan geliefert, sondern die komplette Migration bei laufendem Betrieb geräuschlos durchgezogen. Heute haben wir endlich ein agiles 360°-CRM, das unsere Prozesse unterstützt, statt sie zu blockieren."
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